福田电器三亚新品发布会筹备记实

作 者:大道名扬 关注:9325 发表时间:2017-10-18 08:08:08 来源:原创

三亚“点”开关新品发布会过去已有三年,现在回想起来仍然让我激情澎湃、热血沸腾……虽然说在这一过程当中还有一些做得不太完美的地方,但从现场客户的反应来看,总体上这次会议是成功的。这次会议能达到预期的效果,首先得力事前的周密策划与精心统筹,当然更离不开广大福田经销商朋友的鼎力配合与大力支持。现将筹备策划这次会议的一些心得与体会与大家共同分享,以此推动今后各地的营销推广会议能做得更好。

 


“点”开关是2009年福田公司营销工作的重点,按福田领导的指示,“点”开关一推出就必须聚焦行业的眼球一炮而红,只许成功,不许失败。在这之前福田公司从未召开过全国性的经销商大会,此次参会的人数多达500人,福田管理团队心里都没有底。为了使会议能够成功并如期举办,早在7月底福田就针对三亚新品发布会召开了一次专门的会议,会上经过激烈的讨论,理出了十几条的问题:第一次召开如此大规模的会议,筹备将是第一个大难;2、公司到目前为止还没有形象宣传片,如何加深未到过公司生产基地的客户对我司的认识与了解;3、近500人的团队接待与组织旅游将如何进行;4、礼品应该如何发放;5、全国的经销商不在同一个地点出发,如何确保飞机在9月23日能到达三亚;6、三亚哪一家洒店最能满足我们的需求;6、会议当天若下雨又将如何去应对……一系列的问题摆在我们的面前。

 


本着最大限度地节约费用的原则,我们决定取消原来计划将所有的项目承包给一家单位的做法,将会议的项目分为五大块(会务及演出为一块,食宿接待为一块,交通为一块,旅游为一块,礼品及物料为一块)然后分别去找合作的单位。同时,为确保会议能够如期地成功举行公司还成立了“三亚会议筹备小组”由李四清总经理亲任组长,同时制定各项工作的完成时间,并对组员进行了明确的分工,由大区总监彭总、宋总负责制定优秀经销商的评选规则和确定参加三亚会议的经销商、分销商人员名单,联系适合我司召开会议的洒店等;由品牌发展部余经理负责联系制作公司的形象宣传片和布置会场点开关的展示,以及相关的宣传物料、礼品的订制与配送;由商务管理部莫经理负责制定优秀经销商的评选标准与提供初评名单,同时让赵晨洁主管负责预订各办事处和飞机票……

 


开完筹备会议后大家并分头行动。8月6日李总与彭总亲赴三亚,并与国光豪生酒店签订了合同,8月11日与影视策划公司签订了公司形象宣传片的拍摄合同,8月12日与海南旅行社签订了三亚一日游的协议,8月19日与演艺公司签订了会务与演出的协议,同时商管部优秀经销商的评选与参会人数的统计也在紧锣密鼓地进行当中……

 


8月25日参会人数与优秀经销商的人员名单已出炉,麦经理第一时间将订购的礼品数量发给了广东柏林陶塑艺术院进行制作。为防止出错,李总又召集筹备小组成员召开了一次阶段性会议,检查大家工作的进展情况。在次会议上进一步将工作细化,为并于组织与管理,计划将参加三亚会议的客户争成9个组,每个组指派组长与副组长,由组长和副组长全面组织与处理会议期间的一切事务;另外,为接待那天出现混乱,经过讨论我们决定事先将客户的房间号,车号,组号,座位号全部分好填写在参会证上。经过这样一分解安排,我们顿感压力减轻了不少,同时对三亚会议的召开充满了信心。

 


9月15日,离三亚会议召开还有一周,但会议的筹备已进入了尾声音,各种物料和礼品等已相继到位。为保证会议的物资能安全按时一到达,公司特意安排了专车将会议使用的物料与礼品送抵三亚。

 


9月20日在李总的带领下,筹备小组一行七人提前三天到达三亚会议酒店,同时与海南办一起召开了一次临时会议,明确21日和22日的工作分工。9月21日上午筹备小组将会议的礼品进行了整理分类并存放到了会议报道处;9月21日下午又到会场将新品的陈列进行了摆放规划。9月22一直到12点筹备小组一直进行客户的接待工作,因事先作好了相关细致的安排,所以接待工作做得比较顺利。

 


9月23日会议如期进行,因考虑到晚上在室外进行的颁奖晚会受到天气的影响,我们立刻启动自动应急预案:第一,让酒店立刻购买500件一次性雨衣备用;第二,在室外摆好桌了的同时室内也摆一套,若傍晚下雨则晚宴在室内进行。

 


23日傍晚在拍集体照时,天空突然下起了小雨,我们立刻按事先的预案,将晚餐的地点调到室内宴会厅。晚8点在酒店的草地上举行我们盛大的颁奖晚会,虽然在中途下了一阵小雨,但并没有影响我们晚会的进程,反而给我们的活动增添了特别的情调。

 


三亚新品发布会和优秀经销商颁奖晚会终于圆满成功,我们要感谢经销商朋友的大力支持与配合,感谢三亚国光豪生酒店为这次会议付出的所有工作人员,当然也要感谢我们自己对细节的完美追求。三亚会议我们不仅收获着美丽的风景,更收获着宝贵的经验。


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